Naturalmente, las organizaciones deben conocer las normas vigentes (leyes o reglamentos nacionales, locales o municipales en un sentido amplio) para la organización o que regulan la actividad que desarrolla y comprobar su cumplimiento.
En cuanto a las normas a considerar al diseñar un sistema de control interno, existen normas generales, comunes a todos los procesos de una organización, y propias de cada sistema en particular. Estas pautas de control interno deben ser ajustadas por las empresas de acuerdo a su modalidad operativa, el avance tecnológico y redefinirse cuando sea necesario de acuerdo con las nuevas realidades.
Entre las normas generales a tener en cuenta se destacan:
• Separación de funciones.
Uno de los pilares en los que se asienta el sistema de control interno es el control por oposición de intereses, que consiste en que una operación se realice con la intervención de varios sectores. En términos generales resulta conveniente separar las funciones de decisión o autorización de la operación, las de custodia física y las de registración contable.
• Niveles de autorización.
Los procedimientos (y en menor medida las descripciones de cargos) deben establecer claramente quienes son las personas que pueden autorizar una operación según el tipo y monto de la misma.
• Asignación de responsabilidades.
Las atribuciones y responsabilidades de cada operatoria deben estar claramente establecidas a fin de evitar conflictos o “zonas de nadie” (funciones que no tengan un responsable). A este fin contribuyen de manera significativa los manuales de cargos y de procedimientos.
• Seguridad en el manejo de activos.
Las normas deben establecer los recaudos de seguridad para el depósito, custodia y manejo de los bienes de la empresa.
• Integridad de la información.
En el momento en que se origina una operación se deben capturar los datos relativos a la misma, en forma oportuna y de acuerdo a las disposiciones legales, profesionales y principios de contabilidad.
• Diseño de formularios, archivos y registros.
Los soportes de información tienen que diseñarse de tal manera que recojan toda la información necesaria, de manera clara y precisa, y dejen constancia del responsable interviniente.
• Control de formularios y comprobantes.
La prenumeración de los formularios y comprobantes utilizados permite la identificación precisa de los mismos, dificulta la sustitución de ejemplares y facilita el control.
Las normas generales se completan con normas particulares aplicables a los sistemas operativos (aquellos que se relacionan con la operaciones básicas de una organización, como abastecimiento, ventas,...), de planeamiento (presupuestos) y control. Al respecto, señalamos los siguientes ejemplos:
Al diseñar los controles internos del sistema de abastecimiento se debe tener en cuenta la separación de funciones entre quienes realizan el manejo físico de los bienes, mismos
En el sistema de ventas se deben tener presentes la necesidades de control interno en cuanto a la separación de funciones (entre aquellos que realizan la nota de pedido y verifican las existencias, quienes conceden el crédito, los que despachan las
mercaderías y quien factura y registra la venta) y en lo relacionado con la facturación habrá que controlar que se cumplan las disposiciones de la AFIP.
En el proceso de cobranzas y de pagos, entre otros controles, deben separarse las funciones entre quien tiene la responsabilidad por el manejo de los fondos (Tesorería) y quien realiza la registración , hay que prestar especial atención a la rotación del personal que maneja los fondos, y se deben realizar arqueos sorpresivos y conciliaciones bancarias que permitan verificar las registraciones con la operaciones efectivamente realizadas.
En el proceso contable hay que establecer controles que aseguren la oportunidad y la confiabilidad de la información. Para ello se deben definir claramente los responsables de cada tarea, establecer cronogramas de tareas de cierre, realizar conciliación y análisis de cuentas periódicos,...
Es necesario resaltar que más allá del cumplimiento a las normas, el Sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que dirigen la conducta de quienes lo operan.
Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá del mero cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos y disposiciones normativas, y son esenciales para el ambiente de control ya que enmarcan la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal.
La formalización de normas de comportamiento sirve de guía para los miembros de la organización, aclarando la posición de la misma frente a determinadas cuestiones, y deben estar incorporados a los procedimientos de la empresa.
La cultura determina en gran medida cómo se hacen las cosas, que normas y reglas se observan y el grado de adhesión del personal a políticas internas, manuales y procedimientos, y la dirección superior, con su ejemplo, contribuye a construir o destruir diariamente este requisito de control interno.
En cuanto a las normas a considerar al diseñar un sistema de control interno, existen normas generales, comunes a todos los procesos de una organización, y propias de cada sistema en particular. Estas pautas de control interno deben ser ajustadas por las empresas de acuerdo a su modalidad operativa, el avance tecnológico y redefinirse cuando sea necesario de acuerdo con las nuevas realidades.
Entre las normas generales a tener en cuenta se destacan:
• Separación de funciones.
Uno de los pilares en los que se asienta el sistema de control interno es el control por oposición de intereses, que consiste en que una operación se realice con la intervención de varios sectores. En términos generales resulta conveniente separar las funciones de decisión o autorización de la operación, las de custodia física y las de registración contable.
• Niveles de autorización.
Los procedimientos (y en menor medida las descripciones de cargos) deben establecer claramente quienes son las personas que pueden autorizar una operación según el tipo y monto de la misma.
• Asignación de responsabilidades.
Las atribuciones y responsabilidades de cada operatoria deben estar claramente establecidas a fin de evitar conflictos o “zonas de nadie” (funciones que no tengan un responsable). A este fin contribuyen de manera significativa los manuales de cargos y de procedimientos.
• Seguridad en el manejo de activos.
Las normas deben establecer los recaudos de seguridad para el depósito, custodia y manejo de los bienes de la empresa.
• Integridad de la información.
En el momento en que se origina una operación se deben capturar los datos relativos a la misma, en forma oportuna y de acuerdo a las disposiciones legales, profesionales y principios de contabilidad.
• Diseño de formularios, archivos y registros.
Los soportes de información tienen que diseñarse de tal manera que recojan toda la información necesaria, de manera clara y precisa, y dejen constancia del responsable interviniente.
• Control de formularios y comprobantes.
La prenumeración de los formularios y comprobantes utilizados permite la identificación precisa de los mismos, dificulta la sustitución de ejemplares y facilita el control.
Las normas generales se completan con normas particulares aplicables a los sistemas operativos (aquellos que se relacionan con la operaciones básicas de una organización, como abastecimiento, ventas,...), de planeamiento (presupuestos) y control. Al respecto, señalamos los siguientes ejemplos:
Al diseñar los controles internos del sistema de abastecimiento se debe tener en cuenta la separación de funciones entre quienes realizan el manejo físico de los bienes, mismos
En el sistema de ventas se deben tener presentes la necesidades de control interno en cuanto a la separación de funciones (entre aquellos que realizan la nota de pedido y verifican las existencias, quienes conceden el crédito, los que despachan las
mercaderías y quien factura y registra la venta) y en lo relacionado con la facturación habrá que controlar que se cumplan las disposiciones de la AFIP.
En el proceso de cobranzas y de pagos, entre otros controles, deben separarse las funciones entre quien tiene la responsabilidad por el manejo de los fondos (Tesorería) y quien realiza la registración , hay que prestar especial atención a la rotación del personal que maneja los fondos, y se deben realizar arqueos sorpresivos y conciliaciones bancarias que permitan verificar las registraciones con la operaciones efectivamente realizadas.
En el proceso contable hay que establecer controles que aseguren la oportunidad y la confiabilidad de la información. Para ello se deben definir claramente los responsables de cada tarea, establecer cronogramas de tareas de cierre, realizar conciliación y análisis de cuentas periódicos,...
Es necesario resaltar que más allá del cumplimiento a las normas, el Sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que dirigen la conducta de quienes lo operan.
Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá del mero cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos y disposiciones normativas, y son esenciales para el ambiente de control ya que enmarcan la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal.
La formalización de normas de comportamiento sirve de guía para los miembros de la organización, aclarando la posición de la misma frente a determinadas cuestiones, y deben estar incorporados a los procedimientos de la empresa.
La cultura determina en gran medida cómo se hacen las cosas, que normas y reglas se observan y el grado de adhesión del personal a políticas internas, manuales y procedimientos, y la dirección superior, con su ejemplo, contribuye a construir o destruir diariamente este requisito de control interno.